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Uno de los motivos que me ha llevado históricamente a publicar en este blog es garantizar un balance informativo cuando identifico una carencia informativa relevante. En esta ocasión, me centraré en un artículo sobre herramientas de planificación de recursos empresariales, o Enterprise Resource Planning (ERPs), publicado recientemente en El Financiero de Costa Rica.

El artículo, patrocinado por el distribuidor de SAP Business One y dirigido a pequeños y medianos empresarios costarricenses, podría dar a entender erróneamente que solo con una extensión de esta herramienta es posible cumplir con los requerimientos legales para las declaraciones de impuestos. Es por esto que quiero aprovechar este espacio para mostrar que hay otras opciones disponibles.

Quiero aclarar primero que entiendo y respeto el rol del contenido patrocinado en los medios. Además, reconozco la trayectoria y prestigio de la plataforma SAP, uno de los sistemas de gestión empresarial más antiguos y usados del mercado. Sin embargo, es crucial considerar dos aspectos: a) la adaptabilidad de una herramienta a la legislación de un país y b) la existencia de variedad de opciones en la nube que pueden cumplir la misma función a un costo menor.

a) Adaptación: la clave está en el formato. La legislación tributaria costarricense es compatible con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Esto significa que legalmente ninguna normativa nacional, ni de otros países adheridos a las NIIF, puede contravenir estas normas. Por lo tanto, la mayoría de los softwares de contabilidad y apoyo operacional ya cumplen con estas y otras normativas internacionales, ofreciendo la flexibilidad necesaria para exportar informes.

En Costa Rica, el sistema de declaraciones tributarias permite importar archivos «.csv» con el formato legalmente requerido. Esto facilita la confección de declaraciones y promueve la estandarización, aspecto crucial para el Ministerio de Hacienda.

Entonces, ¿cómo generar reportes rápidamente y en el formato requerido? Aquí es donde el ERP juega un papel fundamental. En el caso de SAP Business One, se puede utilizar el Add-On mencionado en el artículo, pero también hay soluciones más económicas en el mercado que permiten personalizar informes.

b) Variedad: abundan las opciones, falta información. Una decisión de compra tan importante no debe basarse solo en el precio. Sin embargo, no todos los empresarios están en capacidad de invertir en soluciones como SAP Business One, cuyo Starter Package para cinco usuarios por un año ronda los US $9,000, sin incluir el precio de complementos necesarios para declaraciones específicas de Costa Rica.

Entonces, ¿cuáles son las alternativas más viables para las PyMES? Consideremos lo siguiente:

  • El ERP debe cubrir automatización de procesos, gestión de proyectos, contabilidad, facturación, pago de nóminas, viáticos y punto de venta (POS).
  • La usabilidad del software es crucial; una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje y facilita la implementación.
  • El ERP debe ofrecer integraciones con otros servicios en la nube y posibilidades de desarrollo de soluciones personalizadas.

En G2 Crowd, un sitio especializado, se listan 534 productos ERP, destacándose SAP, ZOHO ERP, Microsoft Dynamics, Oracle NETSuite, CONCUR e INFOR ERP. A continuación, una comparación de precios:

  • ZOHO ERP: 5 licencias por $4500 anuales.
  • ORACLE NETSuite: 5 licencias por US $4995 anuales.
  • INFOR ERP: 5 licencias por US $6000 anuales.
  • CONCUR: 5 licencias por US $2500 anuales.
  • Microsoft Dynamics ERP: [precio pendiente de especificar].

La mayoría de estos ERPs ofrecen demos antes de la compra.

Me interesa saber sus experiencias con estas herramientas y sus opiniones sobre el artículo.

Es importante recordar que, aunque el precio es un factor, hay muchos otros aspectos que aseguran un retorno de inversión óptimo, y la mayoría no dependen de la legislación ni del software, sino de la adecuada implementación en su empresa. Si requiere asesoramiento en la implementación de estas y otras aplicaciones de ofimática para su empresa, no dude en contactarme.

Origen del artículo mencionado: «Sistemas ERP agilizan la generación de informes financieros y las declaraciones de impuestos«.